Приложение к Приказу от 23.09.2015 г № 62 Регламент
Должностная инструкция секретаря руководителя отдела обеспечения деятельности губернатора ненецкого автономного округа и заместителей губернатора ненецкого автономного округа организационно-контрольного управления аппарата администрации ненецкого автономного округа
Раздел IОбщие положения
1.Настоящая должностная инструкция определяет квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя отдела обеспечения деятельности губернатора Ненецкого автономного округа и заместителей губернатора Ненецкого автономного округа организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа (далее соответственно - секретарь, отдел).
2.Назначение на должность и освобождение от должности секретаря осуществляется заместителем губернатора Ненецкого автономного округа - руководителем Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа (далее соответственно - руководитель Аппарата, Аппарат, Администрация) в установленном порядке.
3.Секретарь находится в непосредственном подчинении начальника отдела обеспечения деятельности губернатора Ненецкого автономного округа и заместителей губернатора Ненецкого автономного округа организационно-контрольного управления Аппарата (далее - начальник отдела).
4.Режим работы секретаря определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка Аппарата, утвержденными приказом Аппарата от 08.04.2013 N 7 (далее - Правила внутреннего трудового распорядка Аппарата).
Раздел IIКвалификационные требования
5.Должность секретаря предполагает наличие высшего образования по направлениям подготовки (специальности) "государственное и муниципальное управление", "юриспруденция", "образование и педагогическая деятельность", "экономика и управление" без предъявления требований к стажу работы или среднего профессионального образования по направлению подготовки (специальности) "юриспруденция", "образование и педагогика", "экономика и управление" и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
6.Секретарь должен обладать знаниями Конституции Российской Федерации, федерального и окружного законодательства по вопросам деятельности исполнительных органов государственной власти Ненецкого автономного округа, Аппарата и организационно-контрольного управления применительно к исполнению своих должностных обязанностей; законодательства о труде; Устава Ненецкого автономного округа; постановлений, распоряжений, приказов и других руководящих материалов и нормативных документов, касающихся деятельности Аппарата, структуры и руководящего состава Администрации, Аппарата и его подразделений; Правил внутреннего трудового распорядка Аппарата; порядка работы со служебной информацией; основ организации делопроизводства; методов обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; правил и норм охраны труда; архивного дела; правил пользования приемно-переговорными устройствами; стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правил печатания деловых писем с использованием типовых форм; основ этики и эстетики; правил делового общения.
7.Секретарь должен обладать навыками работы с людьми; планирования работы; эффективного планирования служебного времени; владения конструктивной критикой; адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач; своевременного выявления и разрешения проблемных ситуаций; делового письма, работы со средствами вычислительной, копировальной и множительной техники, необходимым программным обеспечением (MS Office - Word, Excel), а также другими средствами механизации труда, знание правил их технической эксплуатации.
8.В своей деятельности секретарь руководствуется приказами и распоряжениями Аппарата, Правилами внутреннего трудового распорядка Аппарата, настоящей должностной инструкцией, правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
Раздел IIIДолжностные обязанности, права и ответственность
9.Секретарь обязан:
1) подготавливать ежедневный, еженедельный и ежемесячный рабочие графики губернатора Ненецкого автономного округа (далее - губернатор), первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа (далее - первый заместитель губернатора), руководителя Аппарата;
2) обеспечивать оперативную связь губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата с членами Администрации и иными должностными лицами;
3) обеспечивать оперативное взаимодействие губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата с руководителями исполнительных органов государственной власти Ненецкого автономного округа, государственными органами и окружными учреждениями Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления Ненецкого автономного округа;
4) обеспечивать оперативное доведение до сведения губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата поступившей к нему информации о стихийных бедствиях и чрезвычайных происшествиях на территории Ненецкого автономного округа;
5) рассматривать и подготавливать для доклада губернатору, первому заместителю губернатора, руководителю Аппарата корреспонденцию, направленную персонально в их адрес (личные пакеты и прочее);
6) осуществлять оформление поручений губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата;
7) обеспечивать оперативное исполнение личных поручений губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата;
8) организовывать проведение телефонных переговоров губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до их сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и прочее), а также телефонограммы, своевременно доводить до их сведения информацию, полученную по каналам связи;
9) осуществлять организацию персональных встреч губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата с должностными лицами различных уровней власти, представителями организаций, гражданами;
10) осуществлять прием, учет, обработку документов, адресованных губернатору, первому заместителю губернатора, руководителю Аппарата;
11) осуществлять подготовку проектов поручений, писем, ведение служебной переписки по личным поручениям губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата;
12) осуществлять по поручению губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата, начальника отдела подготовку и разработку проектов нормативных правовых актов Ненецкого автономного округа и документов;
13) участвовать в организации официальных визитов, рабочих поездок и личных встреч губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата;
14) формировать и оформлять дела согласно номенклатуре дел в процессе делопроизводства, вести их учет, подготавливать и своевременно передавать дела на архивное хранение или уничтожение в установленном порядке;
15) обеспечивать ведение делопроизводства, соблюдать режим конфиденциальности;
16) формировать заявки на укомплектование рабочего места губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие их эффективной работе;
17) беречь государственное имущество, в том числе предоставленное для исполнения должностных обязанностей;
18) выпускать по указанию губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата, начальника отдела служебные материалы, необходимые для работы;
19) выполнять по поручению губернатора, первого заместителя губернатора, руководителя Аппарата, начальника отдела иные обязанности, связанные с решением вопросов, находящихся в ведении отдела.
10.Секретарь имеет право:
1) вносить предложения начальнику отдела по вопросам своей компетенции и получать информацию о результатах их рассмотрения;
2) обращаться к начальнику отдела с предложениями по совершенствованию деятельности отдела;
3) запрашивать необходимые для исполнения должностных обязанностей справочные и информационные материалы от органов государственной власти Ненецкого автономного округа, органов местного самоуправления Ненецкого автономного округа, предприятий, учреждений, организаций;
4) получать нормативные правовые акты и литературу, а также пользоваться в установленном порядке правовыми системами, необходимыми для осуществления эффективной работы отдела;
5) самостоятельно принимать решения при реализации полномочий в случае назначения членом комиссии или иного коллегиального органа.
11.Секретарь несет ответственность за:
1) неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей;
2) несохранение государственной тайны или разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;
3) действие или бездействие, ведущих к нарушению прав и законных интересов граждан, организаций;
4) причинение материального ущерба;
5) несвоевременное выполнение заданий, приказов, распоряжений и поручений вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, в том числе связанных с исполнением поручений Президента Российской Федерации;
6) несвоевременное рассмотрение в пределах своей компетенции обращений граждан и общественных объединений, а также учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления;
7) нарушение норм, регулирующих отношения, связанные с обработкой персональных данных;
8) нарушение положений настоящей должностной инструкции.
Лист ознакомления с должностной инструкцией секретаря
руководителя отдела обеспечения деятельности губернатора
Ненецкого автономного округа и заместителей губернатора
Ненецкого автономного округа организационно-контрольного
управления Аппарата Администрации
Ненецкого автономного округа
| N п/п | Фамилия, имя, отчество | Дата, подпись в ознакомлении с должностной инструкцией и получении ее копии | Дата и номер распоряжения о назначении на должность | Дата и номер распоряжения об освобождении от должности |