Постановление от 06.08.2012 г № 1677
Об утверждении Положения об архивном отделе
В целях реализации пункта 22 части первой статьи 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" Администрация МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" постановляет:
1.Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе управления административно-кадровой и протокольной работы Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".
2.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата - управляющего делами Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" Лисенкову И.М.
3.Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию и размещению на официальном сайте МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" www.adm-nmar.ru.
Глава МО "Городской округ
"Город Нарьян-Мар"
Т.В.ФЕДОРОВА
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНО-КАДРОВОЙ
И ПРОТОКОЛЬНОЙ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОДСКОЙ ОКРУГ "ГОРОД НАРЬЯН-МАР"
1.Общие положения
1.1.Настоящее Положение определяет основные задачи, полномочия и функции архивного отдела управления административно-кадровой и протокольной работы Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".
Сокращенное официальное наименование архивного отдела управления административно-кадровой и протокольной работы Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" - муниципальный архив города Нарьян-Мара (далее по тексту - архивный отдел).
Положение об архивном отделе согласуется с агентством по делам архивов Архангельской области и утверждается постановлением главы МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".
1.2.Архивный отдел создан в целях осуществления хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов:
- органов местного самоуправления муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар";
- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" (далее - муниципальные организации), включенных в список организаций - источников комплектования муниципального архива городского округа;
- документов, образовавшихся в процессе деятельности и включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории городского округа.
1.3.Архивный отдел входит в состав управления административно-кадровой и протокольной работы Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".
Архивный отдел в своей деятельности подотчетен главе города Нарьян-Мара, находится под руководством руководителя аппарата - управляющего делами Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар", в непосредственном подчинении начальника Управления административно-кадровой и протокольной работы Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".
1.4.Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" и настоящим Положением.
1.5.Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами государственной власти Архангельской области и Ненецкого автономного округа, предприятиями, учреждениями, организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.
По организационно-методическим вопросам архивный отдел взаимодействует с агентством по делам архивов Архангельской области.
1.6.Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".
1.7.Администрация муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; охрану помещений, их содержание, техническое оснащение, оборудование, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда.
1.8.Указания и рекомендации архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны для учреждений, организаций и предприятий всех организационно-правовых форм независимо от форм собственности, расположенных на территории городского округа.
2.Основные задачи
Основными задачами архивного отдела являются:
2.1.Управление архивным делом на территории городского округа.
2.2.Обеспечение в пределах своей компетенции соблюдения действующего законодательства в области архивного дела на территории городского округа.
2.3.Обеспечение реализации прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации.
2.4.Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города.
2.4.1.Составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых Администрацией муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" и согласованных с агентством по делам архивов Архангельской области; систематическая работа по их уточнению.
2.4.2.Отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения.
2.5.Обеспечение сохранности и учет следующих архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению:
2.5.1.Архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в деятельности Администрации города, муниципальных предприятий и учреждений городского округа.
2.5.2.Архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда субъекта Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар", которыми она наделена.
2.5.3.Архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда.
2.5.4.Документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства (не имеющих правопреемника), зарегистрированных на территории городского округа.
2.5.5.Печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела.
2.5.6.Учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности архивного отдела.
3.Функции
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1.Анализирует состояние архивного дела и документационного обеспечения на территории городского округа.
3.2.Разрабатывает и обеспечивает реализацию муниципальных целевых программ, а также перспективных и текущих планов развития и совершенствования архивного дела в городском округе.
3.3.Обеспечивает подготовку и в установленном порядке вносит на рассмотрение проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.4.Организует комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и документами по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений, организаций городского округа, в том числе в результате банкротства (не имеющих правопреемника), обеспечивает соблюдение установленного порядка их передачи на постоянное и долговременное хранение.
3.5.Направляет документы на рассмотрение ЭПК агентства по делам архивов Архангельской области для включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
3.6.Организует и проводит совещания и семинары, оказывает консультативную и методическую помощь по вопросам организации делопроизводства и архивного дела организациям, расположенным на территории городского округа, являющимися источниками комплектования муниципального архива Администрации города.
3.7.Рассматривает и представляет в агентство по делам архивов Архангельской области поступившие описи дел постоянного хранения, положений об архивах организаций - источниках комплектования муниципального архива, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования и описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив Администрации города.
3.8.В установленном порядке проводит обследование состояния хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования архивного отдела, порядка их отбора и передачи на постоянное хранение.
3.9.Осуществляет в установленном порядке хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций городского округа в архивном отделе, в том числе на договорной основе.
3.10.Ведет учет документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, находящихся в архивном отделе, а также архивах организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации представляет эти сведения в агентство по делам архивов Архангельской области.
3.11.Организует использование архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе, обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации с общественностью, школьных уроков и т.д.
3.12.Информирует организации о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе, предоставляет в установленном порядке пользователям архивные документы или их копии, архивные справочники и каталоги.
3.13.Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб юридических и физических лиц по вопросам своей компетенции и принимает по ним меры. Проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.
3.14.Выдает в установленном порядке организациям и гражданам архивные справки социально-правового характера, архивные копии, архивные выписки из документов по форме согласно приложениям 1, 2.
3.15.В пределах своей компетенции обеспечивает соблюдение законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Архангельской области, Ненецкого автономного округа, муниципальных правовых актов об архивном деле на территории городского округа.
3.16.Внедряет в практику работы архивного отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документационной информации.
3.17.Ведет в установленном порядке сводный учет документов организаций - источников комплектования муниципального архива и организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив.
3.18.Выполняет в соответствии с действующим законодательством другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.
3.19.Архивный отдел по согласованию с Администрацией города может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
3.20.Может принимать на хранение документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Администрацией города.
4.Права
Архивный отдел для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:
4.1.Представлять Администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
4.2.Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.3.Разрабатывать порядок доступа и работы посетителей в помещении архивного отдела, порядок охраны архивных документов и имущества в помещениях архивного отдела, утверждаемый главой МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".
4.4.Принимать участие и проводить на территории городского округа семинары, совещания, проверки и другие мероприятия по вопросам архивного дела, организации документов в делопроизводстве.
4.5.Участвовать в работе экспертных комиссий в организациях, являющихся источниками комплектования архивного отдела.
4.6.Вносить предложения о включении специалистов архивного отдела в состав ликвидационных комиссий, образуемых при ликвидации организаций, расположенных на территории городского округа, для решения вопроса о сохранности архивных документов и месте их дальнейшего хранения.
4.7.Контролировать исполнение организациями, являющимися источниками комплектования муниципального архива города Нарьян-Мара и организациями, заключившими договор на передачу архивных документов, требований федерального и регионального архивного законодательства.
4.8.Давать в пределах своей компетенции рекомендации организациям по устранению выявленных недостатков в работе архива организации и состоянии делопроизводства. Информировать руководителей организаций и агентство по делам архивов Архангельской области о выявленных недостатках.
5.Организация работы
5.1.Архивный отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".
Начальник и специалисты отдела являются муниципальными служащими. Штатная численность архивного отдела утверждается Администрацией МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" с учетом изменений объема хранящихся документов и количества обращений граждан и юридических лиц.
Начальник и специалисты архивного отдела исполняют свои обязанности на основании утвержденных должностных инструкций.
5.2.Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией города с учетом рекомендаций органов управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
5.3.Архивный отдел в своей работе имеет право использовать печати и штампы согласно приложению 3.
5.4.Начальник архивного отдела:
5.4.1.Организует деятельность архивного отдела на основе годового плана работы, согласованного с агентством по делам архивов Архангельской области, и несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на архивный отдел.
5.4.2.В пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками отдела, и обеспечивает контроль за их исполнением.
5.4.3.Имеет право подписывать архивные справки, заверять копии и выписки из архивных документов и удостоверять данные документы печатью Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".
5.4.4.Обеспечивает соблюдение режимов хранения архивных документов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, материалах.
5.4.5.Осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и обращений граждан и организаций в соответствии с административным регламентом, организует и ведет прием граждан по архивным вопросам.
5.4.6.Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела перед Администрацией МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" и представляет отчетность в установленном порядке в агентство по делам архивов Архангельской области.
5.5.При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар". Акт приема-передачи утверждается руководителем аппарата - управляющим делами Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" и представляется в агентство по архивным делам Архангельской области.
5.6.Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется главой Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" в соответствии с действующим законодательством.
В случае реорганизации (ликвидации) архивного отдела документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, передаются в упорядоченном состоянии правопреемнику.